Arrangørmanual

RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV ARRANGEMENTER I OSLO SEILFORENING

Utgave 1 - NOVEMBER 2012

BAKGRUNN

Dette dokumentet skal gi arrangører i Oslo Seilforening en rettledning på hvordan man skal gjennomføre et arrangement i form av en regatta. Hvilke roller bør være med, hva skal tas med og gi en overordnet koordinering.

Utgangspunktet for retningslinjene er erfaringene fra sesongen 2011, Bjørvikasprintetn, The Raid, Tirsdagsserien, NM IF m.m Det er og sett på hvordan andre seilforeninger arrangerer regattaer. Det er ikke tatt hensyn i forhold til størrelsen på arrangementet, dette er retningslinjer og man står fritt til å skalere ned dersom arrangementet tilsier det.

I tillegg til disse retningslinjene må arrangøren forholde seg til for eksempel Norges Cup håndboken som er utarbeidet av klasseklubbene og andre bestemmelser gitt av NSF.

ARRANGEMENTSKOMITE OG ORGANISERING

Ansvar for arrangementet:

Arrangementsansvarlig har det overordnede ansvaret for planlegging og gjennomføring av arrangementet.

Hovedtrekk i starten på et arrangement.

Når Oslo Seilforeningen får et arrangement, Må en arrangementsansvarlig defineres og som første prioritet, starte etableringen av arrangementet gjennom å skaffe personer til de oppgavene som skal gjøres. Gruppeledere i arrangementskomiteen skal fortest mulig på plass. Dette må gjøres i god tid før regattaen skal gjennomføres.

Det må tidlig i prosessen identifisere sammen med regattasjefen en banesjef for hver banen (eller flere banesjefer dersom det er flere baner som skal benyttes samtidig).

Banesjefen bør få med seg minst 3 personer med regatta erfaring. En til å være sammen med han i startbåt og 2 til å bemanne bøyebåt og eller målbåt.

Til sammen er det da listet opp 12 navn som danner stammen i et arrangement.

Når disse er på plass begynner det første arbeidet i arrangementskomiteen. Det er å sørge for at de som er valgt som ledere er klar over sine oppgaver og hvilke oppgaver som må koordineres med de øvrige leder.

Lederne av de ulike gruppene bør nå hente inn hjelp fra andre frivillige i organisasjonen. Videre må lederen av arrangementskomiteen lage tidsplaner og gjennomføre koordineringsmøter i arrangementskomiteen.

Beskrivelse av oppgaver til ”Lederne”

Regattasjef: Har ansvar for gjennomføring av konkurransen på sjøen inklusiv dømming, sikkerheten til seilerne, banevalg og alt tilhørende frem til sekretariatet overtar registrering av resultater. Ansvar for alt som skjer på vannet inklusive å lage seilingsbestemmelser samt å sørge for at disse blir avklart med hoveddommer og klasseklubbene.

Regattakomite

Ansvar: Planlegging sjø, bemanning, kunngjøring, innbydelse, seilingsbestemmelser, skaffe start- og mål-bøye, dommerbåter, skaffe dommere, sørge for sikkerhet, skaffe dommere og kommunisere seilingsbestemmelsene med klasseklubbene.

Utstyr: PC’er og tilgang til kopimaskin. Seilingsbestemmelsene må kopieres opp før registrering. Må avklares med sekretariatet om de skal gjøre det.

Det er satt opp med 2 bøyebåter per bane. Dette er tilstrekkelig på pølsebaner. På andre baner er det ønskelig med 3 bøyebåter..

Krav til personell:

I følge NSF’s NM og NC regler skal NM og NC gjennomføres av en av NSF autorisert regattasjef med Stab. I følge OAS regler for OAS CUP skal regattasjefen være den øverst ansvarlige for planleggingen, organiseringen og gjennomføringen av arrangementet.

NM og NC har ingen formelle krav på kompetanse på startsjef/banesjef, men disse må minst være erfarne seilere med erfaring fra arrangementer og helst som startsjef/banesjef. I StorNM er det krav at hver banesjef skal være en NSF autorisert regattasjef.

Utstyr per bane:

· 4-5 Store bøyer, 2 bøyer med flagg

· Et flaggsett

· Et elektrisk lydhorn eller Revolver (manuelle i back-up)

· Videokamera

· To diktafoner/mobiltlf. Start, bøyebåt og målbåt

· Fire VHF’er. Startbåt og bøyebåter + 1 reserve

· Whiteboard tavle hvor tjuvstartere noteres, henges opp bak på startbåt

Dommere og dommerbåter:

Det skal være 2 dommere i hver båt. Ved dømming på banen etter APP P gjelder følgende: Når det kun er en start på en bane er det nok med 2 dommerbåter, ved flere starter (klasser) på samme bane skal det være minst 3 dommerbåter.

Om dommere har anledning til å stille med egen båt bør dette avklares. Da det og skaffe nok båter kan være en utfordring.

SIKKERHET ER EN DEL AV REGATTASJEFENS ANSVAR:

• Sørge for at seilernes sikkerhet er ivaretatt fra de går på vannet til de kommer inn.
• Foreta stikkprøve sjekk av båter før de går på vannet
• Utarbeide sikkerhetsinstruks, samt tegning med sikkerhetssoner for hver bane
• Innhente opplysninger om deltagende foreningers følgebåtførere
• Innhente opplysninger om deltagende foreningers trenere
• Utarbeide kommunikasjonsplan
• Sende ut instruks, kommunikasjonsplan og tegninger med plassering et par dager før
• Lage/finne frem flagg til sikringsbåtene
• Gjennomføre briefing med alle sikringsbåtførere før første start, og dele ut flagg
• På vannet: kontrollere at sikringsbåtene forholder seg til instruksen
• Sørge for at alle flagg blir innlevert

• En sikkerhetsansvarlig fra foreningen
• Sikringsbåter m/fører medbringes av deltagende foreninger

• En VHF
• Flagg til sikringsbåter

Landansvarlig: Har ansvar for at alt fungerer på land med hensyn til sikkerhet, plassering av båter på land, utsetting av båter, skilting og orden på området under arrangementet. Videre må godkjennelse for bruk av områder som ikke disponeres innhentes. Har ansvar for å plassere og kommunisere sponsorer eller andre selgere som ønsker å få være på området under arrangementet.

Personellbehov: 1-2

Forberedelser før regattaen

Erfaring viser at det trengs mye tid til forberedelse før dagene for selve arrangementet, sammenlignet med tidsbruk under arrangementet. En gruppe som fordeler oppgavene pr. helg anses nødvendig, avhengig av arrangementets størrelse.

Oppgaver:

Sette ut skilt før arrangementene og ta de ned etterpå.

· I krysset Langviksveien og Huk Aveny tekst:”Utsett av båter, Arrangement”

· I krysset Langviksveien og Fredriksborgveien tekst: ”Til Oslo seilforing”

· I krysset Langviksveien og P.T Mallingsvei tekst: ”Til Oslo seilforing”

· Ved Bygnøynesveien og Herberveien 2 skilt. Tekst 1: Parkering av tilhengere og biler med pil mot Løchenveien. Tekst 2: ”Oslo Seilforening – Lilleherbern”

· Skilt med tekst: ”Parkering av følgebåter”

· Skilt med tekst:”Reservert av brygge til startbåter”

Parkering:

· Admiral Børresensvei gratis gateparkering. Løchenveien gratis gateparkering. Bygøynesveien/Løchenveien Europark.

Rydding og vakt (som blant annet sørger for at stabling av traller blir organisert);

· Sette ut søppelsekker og stativ til disse.

· På Lilleherbern

· Innunder denne vakten hører å tømme søppel ved Marinaen samt å se over og rydde garderober og toaletter.

Før arrangementene/avklare:

· Oppsett av bøyer til parkering av RIB

· Legge ut teppe på utstikker 1 for utsetting av båter

· Veilede til gjesteplasser og ha oversikt over disse. Lage et enkelt klistrelappsystem for innkreving av avgift

· Sørger serveringsfolket for oppsett av uværstelt og bord m.m. på uteområdet?

Sponsor/Marked: Sørger for at arrangementet hvis mulig kan få sponsorer og gaver som kan gis ut som premier eller til deltakerne som en del av påmeldingen eller som ”Daily first”

Presse/Info: Er den som sørger for at kunngjøringer og orienteringer i forbindelse med arrangementet blir lagt ut på nettsiden, Facebook, sendt ut til seilforeninger, media, medlemmer og at det informeres på oppslagstavlen på landsiden. Pressansvarlig tar seg av eventuelle besøkende fra media.

For at info/web-ansvarlige skal kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende er det viktig at han/hun mottar den informasjonen som skal formidles.

Materiell: Overordnet ansvar for materiell. Anbefales å ha med seg to assistenter ansvarlig for henholdsvis regatta og annet materiell. Ansvarlig for at foreningens egne båter fungerer, bensin med mer. Sørge for at materiell som må skaffes blir kjøpt inn.

Sekretariat: Har ansvar for påmelding, betaling, registrering, resultatservice og premieutdeling. Det er vesentlig at sekretariatet på forhånd har fått opplæring i Seilmagasinet løsning for registrering av resultater.

Utstyr:

· Trådløst nettverk

· Pc/Ipad

· Telefoner

· En skriver

· Kontormateriell

· Stiftemaskin/Tape til vegg (for å henge opp resultater)

· Tilgang på kopimaskin for trykking av seilingsbestemmelser med mer

Kiosk/Marina: Ansvarlig for all bevertning på Lilleherbern, det være seg restauranten og Marinaen, garderober og toaletter.

Servering:

Smører baguetter og lager vafler. Det selges og is, kaffe, brus og varm mat som suppe eller lapskaus.

Toaletter:

Toalettene bør inspiseres og eventuelt vaskes hver annen time.

VEDLEGG OG BESKRIVELSER

Alleeksemplene ligger som nedlastbare filer på Google docs

Kjørebeskrivelse/oversiktover parkering og utsetting mm

Eksempel på kunngjøring

Eksempelpå seilingsbestemmelse

Eksempelpå baner og sikringssoner:

Eksempelpå kommunikasjonsplan

Eksempelpå banematriell

Plukklistebanemannskap